El tratamiento de datos personales en la Administración de Justicia española se clasifica en dos fines principales: jurisdiccionales (datos incorporados a procesos para el ejercicio de la actividad judicial) y no jurisdiccionales.
El marco legal s, con especial atención a la labor del juez, depende del tipo de proceso y de la jurisdicción. En la Jurisdicción civil el tratamiento se rige por la LOPJ -236 bis a 236 decies-, y el Reglamento Europeo (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, junto con sus normas de desarrollo y leyes procesales.
Las resoluciones procesales y sentencias deben contener única y exclusivamente los datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo estrictamente necesario para los fines del proceso.
¿PUEDE UN JUEZ EN UNA SENTENCIA REFERIRSE AL NOMBRE DE UN TERCERO NO PARTE?
Para determinar si un dato personal es pertinente o superfluo, la normativa establece una serie de criterios basados en la finalidad del tratamiento y, en el contexto específico de la Administración de Justicia, en la garantía de los derechos procesales. Los criterios fundamentales son los siguientes:
- Adecuación y límite de necesidad (Proporcionalidad): Un dato es pertinente cuando resulta adecuado y no excesivo en relación con las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se haya obtenido. En el ámbito judicial, esto significa que las resoluciones procesales deben estar limitadas a lo estrictamente necesario en relación con los fines del proceso.
- Conexión con la finalidad original: Un dato se considera superfluo si se pretende utilizar para finalidades que son incompatibles con aquellas para las que fue recogido inicialmente. Asimismo, un dato pasa a ser superfluo y debe ser cancelado cuando haya dejado de ser necesario o pertinente para la finalidad original con la que fue recabado.
- Garantía de la tutela judicial efectiva: En el estricto marco de un proceso judicial, el criterio clave para calificar un dato como pertinente es que su presencia sea necesaria para garantizar el derecho a la tutela judicial efectiva.
- Prevención de la indefensión (Línea roja): El límite absoluto para decidir si un dato puede considerarse superfluo y, por tanto, ser suprimido o expurgado de un documento, es que en ningún caso su eliminación pueda producir indefensión a las partes. Si la supresión del dato no afecta a la tutela judicial ni genera indefensión, el dato es superfluo y los Jueces, Magistrados, Fiscales o Letrados pueden adoptar las medidas necesarias para ocultarlo o eliminarlo de los documentos a los que acceden las partes.
- Si la madre o el padre tiene una nueva pareja con la que va a compartir espacios y tiempos con los hijos comunes de las partes en el litigio de familia, está fundamentado que se recoja el reconocimiento o la aportación del dato por la parte de quien es esa pareja, al menos en el momento en que se dicta sentencia, entre otros a los efectos de valoración de con quien van a convivir los menores, los apoyos con los que cuentan sus progenitores, y la estabilidad en las circunstancias de convivencia y guarda que se resuelve respecto de los menores.