La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.
La legalización no certifica el contenido ni el destino del documento.
A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.
Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.
Desde el 16 de febrero de 2019 en la Unión Europea es aplicable el REGLAMENTO (UE) 2016/1191, de 6 de julio de 2016 por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de
presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) nº 1024/2012. Simplifica los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea, de forma que deben ser formalmente aceptados sin necesidad de ir apostillados, legalizados o con otras formalidades similares. Además, se facilita su comprensión, minimizando los casos en que es necesaria su traducción, adjuntándoles unos impresos estándar multilingües en los que se extrae la información concerniente al hecho que con ellos se quiere acreditar. En definitiva, se facilita acreditar que una persona ha nacido, está viva, ha muerto, está soltera, casada, viuda, divorciada o, también, separada, o unida en pareja registrada, su capacidad para casarse o unirse, su domicilio o residencia, nacionalidad, si hay matrimonio o unión registrada, la ausencia de antecedentes penales o que se goza del derecho de sufragio activo o pasivo. Sin olvidar otros reglamentos o convenios internacionales ni los de la Comisión Internacional del Estado Civil, con los que el reglamento debe convivir.
Por este Reglamento los documentos públicos a los que se aplica y sus copias certificadas quedarán exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla). Exime de traducción a los documentos públicos de un Estado miembro de la UE que vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en sus anexos y a las traducciones juradas realizadas por persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro de la Unión Europea.
Los documentos públicos (por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio o antecedentes penales) emitidos en un país de la UE han de ser aceptados como auténticos por las autoridades de otro Estado miembro sin necesidad de llevar un sello de autenticación.
El Reglamento 2016/1191 suprime también la obligación de los ciudadanos de facilitar siempre una copia compulsada o una traducción jurada de los documentos públicos. Los ciudadanos podrán solicitar un impreso estándar multilingüe, disponible en todas las lenguas de la UE, para su presentación como ayuda a la traducción adjunta a los documentos públicos, a fin de evitar los requisitos de traducción.
El Reglamento establece salvaguardias contra el fraude: si la autoridad receptora tiene dudas fundadas sobre la autenticidad de un documento público, podrá comprobar esa autenticidad ante la autoridad de expedición en el otro país de la UE a través de la actual plataforma informática, el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).
El reglamento 2016/1191 no suprime el control de fondo del documento ni impone el reconocimiento de los efectos jurídicos que aquél pueda producir en el Estado miembro de origen. Solo regula la autenticidad de los documentos públicos, por lo que los Estados miembros seguirán aplicando sus normas nacionales sobre el reconocimiento del contenido y los efectos de los documentos expedidos en otro país de la Unión.
Junto con el Reglamento de la UE 2016/1191, hay que destacar el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.
Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla.
Además del anterior, tener en cuenta que existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos.
LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EXTRANJEROS
- LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EXTRANJEROS EN EL EXTRANJERO
Es lo que comúnmente se llama legalización VIA DIPLOMATICA E IMPLICA LA LEGALIZACION DE LA EMBAJADA DE ESPAÑA EN EL PAÍS. Dicha vía debe contener al menos las siguientes legalizaciones:
Autoridad competente previa según la legislación local del país.
Ministerio de Asuntos Exteriores del país local.
Consulado de España en dicho país o Sección Consular de la Embajada provista de una etiqueta de seguridad
La legalización en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa.
Si el documento va a ser entregado en el Registro Civil español:
Autoridad competente previa según la legislación local del país.
Ministerio de Asuntos Exteriores del país local.
Legalización en el Consulado del país en cuestión en España.
La legalización por el Ministerio de Asuntos exteriores, de Unión Europea y de Cooperación.
- LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EXTRANJEROS EN ESPAÑA
Se emiten por los Consulados y Embajadas extranjeras acreditadas en España.
Son legalizados en el Servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España para ser validos en España.
Los documentos consulares más comunes son:
Certificados de fe de vida y estado civil.
Certificados de buena conducta.
Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
Certificados de nacionalidad.
Declaraciones juradas.
Certificaciones explicativas de la legislación local.
Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros.
No se legalizan a través de esta vía los documentos expedidos en el país extranjero puesto que seguirán la vía diplomática descrita anteriormente.
La exención de legalización: Normas que eximen de legalizar documentos.
Legalización de documentos españoles
Legalización de documentos españoles en España (vía diplomática: MAEUEC).
Legalización de documentos españoles en el extranjero (vía diplomática: Embajadas de España).
- Legalización de documentos españoles en España
Emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.
Su legalización debe ser efectuada:
en primer lugar, por el servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
(Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid Tel: 91 379 16 63)
y posteriormente, por las embajadas y consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por las Comunidades Autónomas
Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.
Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden:
La Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid. Tel: 91 379 16 63) y posteriormente, las embajadas y consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)
La legalización de estos se realizará en el siguiente orden:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones:
La primera excepción se refiere a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
La segunda excepción es que se siga la vía judicial o notarial.
Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
Y posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.
Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden:
Notarios y colegios notariales
Ministerio de Justicia-sección de Legalizaciones: servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006. Tel: 91 379 16 63)
y, posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Judiciales
En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.
Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden:
los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente
Ministerio de Justicia-sección Legalizaciones
servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
y, posteriormente, embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados en el siguiente orden por:
la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente,
el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación
servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 280006 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
Y, posteriormente, en embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades en este orden:
Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes.
Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España.
Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid. Tel: 91 379 16 63)
Y, posteriormente, embajada o consulado en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
Académicos
Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes. Es conveniente consultar la página web del Ministerio de Educación y Formación Profesional
De entidades religiosas
Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por:
la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis
el servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid. Tel: 91 379 16 63).
Y, posteriormente, la embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
Los inscritos en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, que precisarán la legalización de:
el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio,
la sección de Legalizaciones del Ministerio de Justicia servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Calle General Pardiñas, 55 CP. 28006 Madrid. Tel: 91 379 16 63).
Y posteriormente, de la embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el que vaya a surtir efecto el documento.
Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial
Certificados médicos
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse:
Al Colegio médico de su provincia: al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º – 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80)
servicio legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
y, posteriormente a embajada o consulado extranjero acreditado en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento
LEGALIZACIÓN DE CERTIFICADOS DE EMIGRANTES RETORNADOS
El trabajo realizado en el extranjero, ya sea por cuenta propia o ajena, y la duración del mismo deben acreditarse mediante contratos de trabajo, hojas salariales o de cotización a la Seguridad Social y/o certificado de trabajo de la empresa donde se haya trabajado, en el que habrá de figurar el tiempo de prestación de servicios. Los documentos referidos al trabajo realizado:
deberán estar adverados respecto de su contenido por la Consejería de Empleo y Seguridad Social española del país de procedencia.
En los supuestos de retorno de países en los que no haya Consejería de Empleo y Seguridad Social deberá aportarse la documentación debidamente legalizada por el Consulado cuando se trate de documentos públicos. Cuando la documentación sea privada, para poder ser legalizada deberá previamente ser elevada a pública de acuerdo con la normativa del país.
Cuando se retorne de un país suscriptor del Convenio de la Haya, la documentación aportada para acreditar la realización de la actividad laboral, deberá estar apostillada.
En los supuestos en los que se aporte documentación laboral expedida por las autoridades oficiales del país de retorno, cuya veracidad pueda ser comprobada por contar con códigos seguros de verificación, no será necesaria la adveración ni legalización.
¿Puede denegarse la legalización de un documento?
Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:
Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público)
- LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ESPAÑOLES EN EL EXTRANJERO.
En este caso no se trata de una legalización sino de la posibilidad de expedir documentos españoles en los Consulados y Embajadas. Documentos como:
Certificados de fe de vida y estado civil.
Certificados de buena conducta.
Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
Certificados de nacionalidad.
Declaraciones juradas.
Certificaciones explicativas de la legislación local.
Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros.
APOSTILLA
El procedimiento de apostilla consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de este, una Apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.
Así, los documentos emitidos en un país firmante del Convenio que hayan sido certificados por una Apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.
La apostilla de la Haya en documentos españoles lo realiza el Ministerio de Justicia
El trámite de La Apostilla simplifica la legalización de documentos estampando un solo sello y firma en el documento, pero solo es válido en los países miembros del Convenio
No se pueden apostillar:
los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España (véase la vía diplomática referida previamente).
los documentos que se refieran a una operación mercantil o aduanera (véase la vía diplomática referida previamente).
La apostilla de la Haya en documentos extranjeros
Cada miembro del Convenio apostilla sus propios documentos por sus órganos competentes.
Tanto la legalización como la Apostilla carecen de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá.
Traducciones
Válidas en España
Realizada o cotejada* en Representación Diplomática o Consular de España en el extranjero y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones de este MAEUEC.
Realizada o cotejada en la Representación Diplomática o Consular del país de origen del documento en España y luego legalizada en el Servicio de legalizaciones de este MAEUEC.
Realizada o cotejada por intérprete-traductor jurado nombrado por este Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación:
Lista de traductores e interpretes jurados
Las traducciones juradas no necesitan ser legalizadas en este Servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, pero eso no implica que los documentos originales no deban venir legalizados o apostillados.
LOS DOCUMENTOS ORIGINALES DEBEN ESTAR LEGALIZADOS O APOSTILLADOS SIEMPRE, PERO SUS TRADUCCIONES JURADAS NO NECESITAN SER LEGALIZADAS PARA SER VALIDAS EN ESPAÑA.
*el cotejo es una comprobación oficial sobre la traducción realizada por un traductor local no jurado.
Válidas en el extranjeros
Hay que consultar a las autoridades de cada país a través de sus Embajadas y Consulados acreditados en España.
Si dichas autoridades extranjeras exigen el sello de este Ministerio pueden realizar la traducción a través de alguna de las tres vías descritas en el párrafo anterior.