Debe estarse a la Instrucción 1/2025, de 27 de junio, de la Secretaría General de la Administración de Justicia, para la coordinación de la actividad de la Oficina judicial con los órganos judiciales.
Antes de la constitución de los Tribunales de Instancia en los distintos partidos judiciales, conforme a las previsiones de la Ley Orgánica 1/2025, la Secretaría de Coordinación Provincial facilitará a los jueces decanos y las juezas decanas de los partidos judiciales afectados, y con el objeto de que tomen conocimiento detallado de las previsiones de despliegue de tribunales de instancia en cada partido judicial, la siguiente información:
a) La estructura de servicios, áreas y equipos que vayan a ponerse en marcha.
b) La identificación del personal de la Oficina judicial que vaya a asumir las funciones de dirección de los servicios comunes, así como las jefaturas de áreas y equipos.
c) El personal de la Oficina judicial que se integre en cada uno de los servicios comunes, áreas y equipos.
d) El modo en el que se desarrollará por los servicios, áreas o equipos el apoyo directo a las actividades jurisdiccionales.
e) La configuración de los equipos que atenderán las funciones de guardia en cada tribunal, así como los criterios de asignación de funcionarios o funcionarias concretos para la correcta realización de los servicios.
Los letrados y letradas de la Administración de Justicia deberán cumplir y hacer cumplir el contenido definido en el protocolo de actuación de la Oficina judicial en la que presten servicio y, también, los criterios de actuación definidos en el instrumento de coordinación entre el Tribunal de Instancia y la Oficina judicial, especialmente en aquellos aspectos que incidan en la prestación de asistencia a los jueces, juezas, magistrados y magistradas en el ejercicio de la función jurisdiccional.
El protocolo de actuación de cada Oficina judicial deberá definir el canal de comunicación entre las plazas judiciales y el servicio común correspondiente, que permita llevar a cabo el apoyo directo y la asistencia a sus titulares, la integración de sus resoluciones, coordinar y ejecutar los señalamientos, la obtención de información sobre los procedimientos, la organización de dicha información para facilitar la decisión y el control del cumplimento de las decisiones adoptadas.
Cuando la Oficina judicial preste soporte y apoyo a cinco o menos plazas judiciales, las actividades y tareas de coordinación serán asumidas por todo el personal destinado en los correspondientes servicios comunes.
Cuando el servicio común asista a seis o más plazas judiciales, se asignará al apoyo a jueces, juezas, magistrados y magistradas al menos un puesto de personal funcionario más otro adicional por cada cinco plazas judiciales existentes.
El protocolo de actuación de la Oficina judicial regulará la actividad del personal de la Administración de Justicia que deba prestar el servicio de guardia de forma que, bajo la responsabilidad del letrado o letrada de guardia, toda actuación procesal quede debidamente registrada en el sistema de gestión procesal y dada cuenta al juez o la jueza de guardia de todas las cuestiones que requieran su intervención o su decisión, así como la ejecución de lo resuelto.
En el ámbito jurisdiccional y en relación con los procedimientos judiciales o fases de ellos cuya responsabilidad tengan asignada, responderán del estricto cumplimiento de cuantas actuaciones o decisiones adopten jueces, juezas, magistrados o magistradas en el ejercicio de sus competencias.
DACION DE CUENTA AL JUEZ
Fundamental en esta nueva estructura será la dación de cuenta al Juez. La Instrucción 1/25 de la SGAJ señala al respecto de forma genérica que la dación de cuenta a jueces, juezas, magistrados y magistradas se efectuará en los términos y casos previstos en las leyes procesales y en la forma definida en el protocolo de actuación.
Como hemos visto, cuando el servicio común asista a seis o más plazas judiciales, se prevé la asignación de, al menos, un funcionario del SCT por cada cinco plazas judiciales, para prestar apoyo directo y asistencia a jueces y magistrados, pudiendo compatibilizar estas funciones con otras que se le puedan encomendar.
Siempre que los sistemas y aplicativos informáticos estén funcionalmente adaptados, la dación de cuenta se realizará a través de las funcionalidades que a tal efecto incorpora el sistema de gestión procesal o a través de cualquier otra herramienta tecnológica que garantice la trazabilidad en la emisión y en la recepción.
Será responsabilidad del letrado o letrada de la Administración de Justicia que ejerza la dirección del servicio común organizar entre los letrados y letradas de la Administración de Justicia y el personal funcionario de los Cuerpos Generales la dación de cuenta en los procedimientos judiciales en los que este personal intervenga por razón de los cometidos asignados en el servicio común.
No obstante esto, de conformidad con lo previsto en la legislación orgánica, deberá organizarse por la dirección del servicio común correspondiente la atención a las peticiones de información que se cursen por los y las titulares de las plazas judiciales.
Medidas de apoyo a jueces y tribunales en el ejercicio de la función jurisdiccional en determinados ámbitos de actividad: generación y tratamiento de resoluciones.
La elaboración, gestión e integración de resoluciones en el sistema de gestión procesal se realizará por el personal identificado al efecto conforme a lo establecido en el respectivo protocolo de actuación de la Oficina judicial y a las indicaciones que se impartan por el juez o jueza, magistrado o magistrada, letrado o letrada de la Administración de Justicia. Este personal actualizará, cuando proceda, las fases procesales y estados verificando que el acontecimiento quede debidamente reseñado en aras a garantizar la autenticidad e integridad del expediente judicial electrónico.
Medidas de apoyo a jueces y tribunales en el ejercicio de la función jurisdiccional en determinados ámbitos de actividad: señalamientos de vistas mediante la agenda programada.
El personal de los servicios comunes auxiliará al juez, jueza, magistrado o magistrada que tenga atribuido el conocimiento de un asunto o procedimiento en la remisión material de las instrucciones generales y particulares para la realización de los señalamientos, así como en la comprobación de la adecuada parametrización de la agenda programada de señalamientos conforme a dichas instrucciones y al calendario de disponibilidad del juez, jueza, magistrado o magistrada al que se le haya repartido el asunto.
Las presidencias de los tribunales o de cualquiera de las secciones en las que se organicen establecerán, en coordinación con los letrados y letradas directores de los servicios correspondientes, y atendiendo a las instrucciones generales y particulares dadas por los jueces, juezas, magistrados y magistradas que formen parte del tribunal, la programación de las agendas de señalamientos de éstos, conforme a criterios razonables y equilibrados en el establecimiento de los días y horas de los señalamientos.
Los servicios comunes darán cuenta con suficiente antelación al juez, jueza, magistrado o magistrada competente de los expedientes señalados para la toma de declaraciones o la celebración de vistas.
En el expediente remitido deberá figurar una nota de constancia del funcionario o funcionaria responsable sobre la correcta realización de las citaciones necesarias y sobre la incorporación de toda la documentación necesaria para la correcta declaración o vista señalada que se elaborará bajo la dirección y supervisión del letrado o letrada de la Administración de Justicia competente.
Los servicios comunes asegurarán la correcta y anticipada incorporación al sistema de grabación de los datos de intervinientes de cada señalamiento.
COMPETENCIAS
Por último recordar las competencias que la LOPJ atribuye al LAJ:
I. DIRECCIÓN TÉCNICO-PROCESAL DE LA OFICINA JUDICIAL (Art. 457 LOPJ)
Los Letrados de la Administración de Justicia (LAJ), como órganos unipersonales de carácter técnico-jurídico, ejercen funciones directivas sobre el personal adscrito a la Oficina Judicial, ostentando autoridad funcional y organizativa en lo que concierne a la actividad procesal. Esta dirección se manifiesta mediante la capacidad de establecer directrices, impartir órdenes de ejecución obligatoria y coordinar operativamente al conjunto del personal subordinado.
II. IMPULSO DEL PROCEDIMIENTO JUDICIAL (Art. 458 LOPJ)
En el ejercicio del principio de impulso procesal, los LAJ tienen atribuida la competencia para dictar las resoluciones precisas destinadas a la progresión procedimental de los expedientes judiciales, dentro de los márgenes establecidos por las normas procesales. Su potestad resolutiva se extiende hasta donde lo permite el reparto de competencias con los jueces y tribunales, sin invadir aquellas que son indelegables por razón de reserva legal de jurisdicción.
III. FUNCIONES DE GESTIÓN Y OPERATIVIDAD PROCESAL (Arts. 459 a 462 LOPJ)
Entre las competencias atribuidas a los LAJ se encuentran las siguientes:
- Dirección y supervisión de los actos de comunicación procesal (diligencias de notificación, citación, emplazamiento y requerimiento).
- Vigilancia del cumplimiento de los plazos procesales y control de la secuencia procedimental.
- Garantía de la integridad documental del expediente mediante su custodia, ordenación y documentación conforme a los cánones de la fe pública judicial.
- Emisión de testimonios, certificaciones y demás instrumentos documentales acreditativos.
- Ejercicio exclusivo de la fe pública judicial, constituyéndose en garantes de la autenticidad y veracidad de las actuaciones jurisdiccionales.
IV. COMPETENCIAS ANÁLOGAS Y FUNCIONES DELEGADAS (Art. 462 LOPJ)
Además de las funciones expresamente atribuidas, los LAJ pueden asumir aquellas de naturaleza análoga que deriven de la lógica funcional del puesto o que les sean expresamente asignadas por los órganos superiores del cuerpo o por la estructura jerárquica administrativa. Estas tareas deberán guardar conexión sustancial con el ámbito técnico-procesal o de organización judicial.
V. ESTRUCTURA JERÁRQUICA EN LOS SERVICIOS COMUNES (Art. 463 LOPJ)
En los supuestos en los que concurra una pluralidad de LAJ en un mismo servicio común, la Relación de Puestos de Trabajo (RPT) actúa como instrumento normativo de ordenación jerárquica y funcional, delimitando las competencias directivas, las relaciones de dependencia y los canales de coordinación internos del cuerpo.
VI. COORDINACIÓN ORGÁNICA EN EL CONTEXTO DE LOS TRIBUNALES DE INSTANCIA (Art. 437.5 LOPJ)
La persona que ostente la dirección del servicio común de tramitación ejerce, ex lege, funciones de coordinación operativa tanto con la Presidencia del Tribunal de Instancia como con los demás servicios comunes. Esta función de articulación resulta esencial para garantizar la eficacia organizativa, la coherencia funcional del sistema y la eficiencia en la ejecución de los actos de gestión judicial, conforme a los estándares definidos por la reciente reorganización estructural de la Oficina Judicial.
Conviene destacar que la redacción originaria del artículo 165 de la Ley Orgánica 6/1985 del Poder Judicial atribuía a los jueces y presidentes de Sala la dirección e inspección de todos los servicios y asuntos. Esta atribución fue modificada por la Ley Orgánica 19/2003, la cual, en consonancia con el modelo de Oficina Judicial, suprimió la mención a la dirección de los servicios, restringiendo tal competencia al ámbito de los asuntos repartidos.
Por otra parte, el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia (RD 1608/2005) confiere a las Secretarías de Coordinación Provincial la elaboración, en su respectivo ámbito territorial, de protocolos técnico-procesales para la correcta operatividad de las Oficinas Judiciales. Estos protocolos pueden ser propuestos o revisados por los LAJ directores de servicios comunes, pero su aprobación definitiva recae en las referidas Secretarías (arts. 8 y 18).
Asimismo, el Reglamento de Acceso y Promoción Profesional del Personal Funcionario al Servicio de la Administración de Justicia (RD 1451/2005) atribuye también a dichas Secretarías la competencia para organizar y distribuir el trabajo de los funcionarios destinados en los servicios comunes (art. 39), completando así el sistema de gobernanza técnica y jerárquica de la Oficina Judicial desde una perspectiva estructural y funcional.